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¿Cómo hago cotizaciones y correos con inteligencia artificial sin que suenen a robot?

Claudio Fernández Bolton ·

Pídele a la IA la estructura y el primer borrador, pero el texto final lo revisas tú. Borra las palabras que ninguna persona diría, como «soberanía operativa», revisa montos, fechas y firma, y pregúntate si lo dirías así frente a tu cliente. La IA te ahorra la hoja en blanco; la última palabra es tuya.

Lo que te quita tiempo no es tu trabajo

Hay documentos y correos que nos quitan mucho tiempo y que no son el centro de lo que hacemos. Una cotización para una empresa que te pide un taller. Un correo para avisar que no puedes ir a una reunión y pedir otro horario. Un mensaje de seguimiento. Los sabes escribir, pero te sientas frente a la hoja en blanco y se te va media hora.

Para eso sirve harto la inteligencia artificial que ya viene dentro de las herramientas de Google. En los documentos de Google hay un espacio para pedirle que escriba, y en Gmail suele aparecer una opción del tipo «Ayúdame a escribir», según el plan que tengas. Los nombres y los lugares de los botones cambian seguido; lo que no cambia es cómo se usa bien.

Pide la estructura, no el texto perfecto

Empieza por lo más simple: pídele la estructura. Yo le escribí: «Créame la estructura básica para enviar una cotización a un cliente que quiere que le imparta un taller motivacional en su empresa». En segundos tienes las partes, algo como: presentación, objetivo, contenidos, modalidad, valor y condiciones. Ya no partes de cero.

Con los correos es igual. Le cuentas, como se lo contarías a un asistente, qué necesitas decir y a quién: que no podrás ir a la reunión del lunes y que te proponga otro horario. Te devuelve un correo completo, con saludo y despedida. Lo insertas y lo revisas.

Ojo con un detalle: si tu correo ya tiene firma, la IA a veces agrega otra y queda duplicada. Borra una antes de enviar. Parece una tontera, pero es justo el tipo de cosa que delata que el correo lo escribió una máquina.

Borra lo que suena a inteligencia artificial

«Tenemos que quitar algunas palabras que suenan muy a inteligencia artificial.»

En mi cotización apareció «soberanía operativa». Nadie habla así. Ninguna empresa te va a contratar un taller porque le ofreces soberanía operativa. Esas palabras infladas son la huella más clara de que el texto no lo escribió una persona, y tu cliente lo nota aunque no sepa explicar por qué.

Puedes pedirle ayuda a la misma IA: «Revisa cualquier concepto que suene a inteligencia artificial y modifícalo para que suene realmente escrito por un humano». Sirve, y cambia varias cosas. Pero «soberanía» no la detectó. «Nosotros lo detectamos.» Por eso la revisión final no se delega.

Una forma fácil de revisar es leer el texto en voz alta. Si hay una frase que nunca dirías frente a tu cliente, cámbiala por como lo dirías tú. Si una palabra te suena a folleto, bórrala. Si hay tres adjetivos seguidos, deja uno.

Lo que no le delegas nunca

Hay cosas que revisas tú siempre, aunque el borrador se vea impecable.

El precio y las condiciones. La IA puede inventar un monto, una cantidad de horas o una forma de pago que nunca ofreciste. Lo que cobras lo decides tú.

Las promesas. Si el borrador dice que tu taller «garantiza» algo, sácalo. Tú respondes por lo que firmas, no la herramienta.

El envío. Nada sale con tu nombre sin que lo hayas leído entero. Una vez revisado, lo puedes descargar en Word o en PDF, o mandarlo por correo desde el mismo documento.

Y los datos delicados de tus clientes no se pegan en cualquier chat. Si necesitas un ejemplo para que la IA entienda, cambia los nombres.

Un acto valiente para hoy

Toma el último correo o cotización que escribiste con ayuda de la IA, léelo en voz alta y borra cada palabra que nunca dirías frente a tu cliente.

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